COMMENT ORGANISER SON SÉMINAIRE ? LES RÈGLES A SUIVRE

Vous souhaitez organiser un séminaire et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Cet article est fait pour vous !

Comme vous le savez déjà, chez Destination Madrid, nous avons à cœur de vous faire découvrir notre si belle ville qui regorge de lieux plus insolites les uns que les autres. Néanmoins, dans cet article nous ne vanterons pas la richesse de cet endroit, mais nous vous expliquerons comment organiser le séminaire qui vous ressemble.

 

1- Déterminer la durée

Pour un séminaire à l’étranger, nous vous conseillons une durée de 3 jours. Cette durée nous semble idéale car plus court, vous n’aurez pas le temps d’en profiter entièrement et plus long, le coût sera assez élevé. La meilleure option selon nous est donc de partir tôt le matin, prendre deux nuits d’hôtel et repartir le troisième jour en fin d’après-midi.

 

2- La destination

Choisissez une destination à la fois proche et dépaysante. En effet, pour une durée de 3 jours il n’est pas intéressant de faire 5 heures d’avion pour arriver à votre lieu de séminaire. Partez plus sur un trajet relativement court (2 heures et demie maximum) et dont la culture se distingue de la vôtre.

Prenons l’exemple de Madrid : À seulement 2 heures de Paris, 1 heure 15 de Lyon ou 1 heure de Bordeaux, c’est une destination très accessible même pour un court séjour. De plus, que ce soit grâce au changement de langue, de rythme de vie ou lié à la gastronomie locale, le dépaysement vous sera garanti.

 

3- Faites appel à des professionnels qui se trouvent sur place

Ce point n’a pas pour unique but de prêcher pour notre paroisse mais bien de vous expliquer l’intérêt que vous pourrez en retirer.

Tout d’abord, personne ne connaît mieux une ville que les locaux et cela vous évitera par exemple de vous retrouver dans un « attrape touriste » qui pourrait nuire à la réussite de votre séminaire.

Enfin, si vous décidez de faire appel à une agence n’étant pas sur place, il est fort possible que celle-ci aussi fasse appelle au service d’une autre agence étant elle sur place. Même si le résultat sera sûrement de bonne qualité, le fait de multiplier les intermédiaires augmentera considérablement votre facture finale.

 

4- L’organisation

Un séminaire réussi est un séminaire bien pensé. Vous devez organiser votre programme en fonction des activités qui vous intéressent et de vos temps de réunion. L’option que nous conseillons le plus souvent est de choisir un hôtel dans lequel vous disposerez d’une salle adaptée à la réalisation de vos réunions. Il pourra par exemple vous être utile de disposer d’un projecteur et d’un écran blanc pour montrer certaines présentations ou autres. De plus, avoir une salle réunion directement dans votre hôtel vous permettra un gain de temps et de commodité.

Nous pensons qu’il vaut mieux un bon hôtel pour deux nuits qu’un moyen pour plus longtemps.

Pour votre planning, il résulte souvent que les réunions les plus efficaces se font le matin. Vous pourriez donc dédier cette partie de la journée à votre activité professionnelle, puis profiter de l’après-midi pour participer à un team building (n’hésitez pas à consulter notre article à ce sujet en cliquant ici). Dernier conseil, n’oubliez pas les temps libres pour que chacun puisse en profiter à sa manière.

 

Maintenant nous allons vous présentez comment faire de votre séminaire un événement dont vous vous souviendrez.

Certaines personnes ont déjà eu l’occasion de participer à de nombreux séminaires au cours de leur carrière, mais pour que le vôtre soit vraiment impactant misez sur l’INSOLITE. Pour cela, nous vous conseillons de participer à des activités uniques que vous ne trouverez nulle part ailleurs.

Nous aimons proposer à nos clients de faire un peu de tourisme la première journée en effectuant une visite guidée. Néanmoins, cela ne signifie pas forcément suivre un guide en marchant dans les rues de Madrid pendant 2 heures. Vous pourrez par exemple effectuer une visite à vélo, en voiturette, en segway, … ou bien choisir un thème de visite en particulier comme la « visite du Madrid moderne et monumental », « Lavapies, quartier alternatif » ou encore en allant visiter les « Arènes de Las Ventas ».

Pour les après-midi restantes, venez participer à un de nos nombreux ateliers. Cours de cuisine avec des locaux, atelier de street-art ou cours de flamenco …, il y en a pour tous les goûts !

Enfin, terminez votre séminaire en beauté en organisant une soirée de gala. Cela vous permettra de tous vous retrouvez une dernière fois autour d’un bon repas ou autour d’un cocktail de départ selon votre planning. Pour cette dernière activité, misez sur un lieu de qualité qui fera l’unanimité. Entre nos rooftops, nos restaurants et nos espaces privatifs, vous n’aurez que l’embarras du choix pour trouver l’endroit qui vous convient vraiment.

 

Chez Destination Madrid, nous nous attachons à vous fournir des prestations de qualité qui répondent à vos besoins. Que vous soyez en quête de cohésion, ou tout simplement d’un moment d’évasion, nos services s’adaptent à tous pour créer l’événement qui vous ressemble & vous rassemble !

À bientôt à Madrid !